Cum poate BPMN să facă ordine acolo unde domnește improvizația?

În era digitalizării, administrația publică se confruntă cu nevoia de a-și eficientiza și transparentiza procedurile interne. Modelarea proceselor de lucru a devenit o practică esențială pentru a înțelege și îmbunătăți modul în care sunt prestate serviciile către cetățeni. Business Process Model and Notation (BPMN) este un standard internațional de modelare a proceselor, tot mai utilizat în sectorul public pentru a documenta și optimiza procedurile administrative. BPMN oferă o reprezentare grafică ușor de înțeles a pașilor unui proces, facilitând comunicarea între factorii de decizie, funcționarii publici și specialiștii IT (omg.org). În acest articol vom explora fundamentele BPMN și avantajele sale în administrație, vom prezenta tipuri de procese administrative ce pot fi modelate, exemple concrete de aplicare în România și în străinătate, precum și provocările și bunele practici asociate implementării BPMN în instituțiile publice.

Fundamentele BPMN și avantajele în contextul administrației publice

BPMN este un limbaj standardizat de modelare a proceselor de afaceri, creat pentru a fi ușor de înțeles de toți actorii implicați, de la analiști de business la dezvoltatori și manageri (omg.org). Scopul principal al BPMN este de a oferi o „limbă comună” pentru descrierea proceselor, eliminând ambiguitățile din specificațiile tradiționale și asigurând că atât personalul tehnic, cât și cel netehnic pot interpreta diagrama în același mod (omg.orgscribd.com). Această caracteristică este esențială în administrația publică, unde procesele implică adesea multiple departamente și chiar instituții diferite, necesitând o viziune unitară și partajată asupra fluxurilor de lucru.

Avantajele BPMN în administrație derivă în principal din standardizarea și natura vizuală a notării sale. Printre beneficiile remarcabile se numără:

• Transparență și înțelegere îmbunătățită: Diagramele BPMN redau vizual procese complexe într-o formă ușor de urmărit. Acest lucru ajută personalul din instituții să înțeleagă mai bine procedurile interne și să identifice pașii inutili sau redundanți. De exemplu, adoptarea BPMN într-o instituție publică din Bruxelles a adus „un avantaj remarcabil în termeni de transparență și guvernanță organizațională”, toate departamentele având acum o viziune clară și comună asupra proceselor interne (cardanit.com). Astfel, BPMN promovează „democratizarea” informației despre proces, în sensul că informațiile pot fi partajate și înțelese de toată lumea, nu doar de experți tehnici.
• Standardizare și comunicare eficientă: Fiind un standard global (inclus în ISO/IEC 19510:2013), BPMN asigură folosirea unei notații uniforme pentru descrierea proceselor (mdpi.com). Acest lucru este valoros în administrație, deoarece permite diferitelor agenții sau primării să folosească același limbaj de modelare. Atunci când procesele sunt documentate într-un mod unificat, comunicarea între departamente sau între instituții devine mai fluentă. Studiile arată că alegerea unei notații standard facilitează colaborarea inter-instituțională, modelele devenind un instrument convenabil de comunicare între parteneri (academia.edu). Cu alte cuvinte, BPMN „facilitează înțelegerea mutuală a contextului de business” și servește ca punte între echipe diverse, reducând riscul de neînțelegeri în implementarea politicilor publice.
• Simplificare vizuală a complexității: În administrație există proceduri foarte elaborate (de exemplu, emiterea unui act cu multiple avize). BPMN permite decompozarea proceselor complexe în elemente mai mici (activități), ușor de gestionat și urmărit (scribd.com). Reprezentarea diagramatică ajută la evidențierea dependențelor și a punctelor critice. Un studiu de caz dintr-o autoritate publică arată că BPMN a fost ales deoarece „permite descompunerea procesului în elemente ușor de administrat (activități)”, ceea ce ajută la gestionarea complexității (scribd.com). Totodată, notația BPMN este considerată „ușor de utilizat și de înțeles de orice tip de utilizatori”, fie ei personal tehnic sau funcționari publici fără background tehnic (scribd.com). Această simplitate aparentă ascunde însă o mare putere expresivă: BPMN poate reprezenta scenarii complexe (ramificații, interacțiuni cu cetățeni sau sisteme externe) într-un mod structurat.
• Colaborare inter-departamentală și inter-instituțională: Procesele din sectorul public implică frecvent colaborarea între mai mulți actori (de ex., o primărie, un serviciu deconcentrat și cetățeanul). BPMN este conceput să modeleze atât procese interne, cât și interacțiuni între organizații, prin diagrame de colaborare și coregrafie. Într-un studiu privind e-guvernarea, s-a constatat că BPMN „facilitează comunicarea între părțile cheie implicate în procese e-guvernamentale trans-organizaționale”, servind ca punct de pornire pentru identificarea problemelor de colaborare (academia.edu). Astfel, în loc ca fiecare departament să vadă doar propria componentă a procedurii, BPMN oferă imaginea de ansamblu a întregului flux, evidențiind cine, ce face și cum se leagă activitățile între ele.

Pe scurt, BPMN aduce în administrația publică claritate, transparență și un limbaj comun pentru procesul administrativ. Folosirea acestui standard contribuie la creșterea eficienței (prin identificarea blocajelor și optimizarea fluxurilor) și la îmbunătățirea calității serviciilor (prin faptul că procesele sunt mai bine înțelese și astfel mai ușor de îmbunătățit sau de digitalizat). Nu în ultimul rând, BPMN sprijină inițiativele de transformare digitală din sectorul public, deoarece permite alinierea cerințelor funcționale cu implementările tehnice într-un mod vizual și riguros.

Procese administrative care pot fi modelate cu BPMN

Practica a demonstrat că aproape orice proces administrativ poate fi reprezentat folosind BPMN, datorită flexibilității și puterii sale de exprimare (academia.edu).

De la proceduri interne simple până la fluxuri complexe ce implică cetățeni, instituții multiple și sisteme informatice, BPMN oferă elementele necesare pentru a descrie participanții, activitățile, deciziile și schimbul de informații. În continuare sunt prezentate câteva tipuri importante de procese administrative ce pot fi modelate cu BPMN, alături de exemple concrete:

• Emiterea unui act administrativ: Procese precum eliberarea unei autorizații (ex. autorizație de construire) sau emiterea unui certificat (ex. certificatul de naștere, carte de identitate) implică pași standard: depunerea unei cereri de către cetățean, verificarea documentelor, obținerea avizelor de la diferite compartimente, aprobarea și emiterea actului. Toate aceste etape, inclusiv punctele de decizie (dacă dosarul este complet sau nu) și interacțiunile cu solicitantul, pot fi modelate în BPMN. De exemplu, un proces de emitere a autorizației de construire în Italia a fost reprezentat cu BPMN într-un studiu, evidențiind complexitatea procedurii și necesitatea simplificării acesteia (emerald.com). Chiar și când diagrama devine aglomerată, avantajul este că se poate vizualiza clar traseul administrativ, de la primirea cererii până la eliberarea autorizației, ceea ce ajută la identificarea etapelor unde apar întârzieri sau blocaje.
• Procesul de achiziții publice: Achizițiile publice sunt notoriu de complexe, reglementate strict prin legislație, și presupun multiple etape (planificare, publicare anunț, depunere oferte, evaluare, atribuire, eventuale contestații). BPMN este potrivit pentru a modela procedurile de achiziție atât la nivel conceptual, cât și în detaliu. Cercetări academice au folosit BPMN pentru a modela procesul de achiziție publică conform legislației naționale, identificând elementele critice care afectează durata, calitatea și costul procedurii (academia.edu). De exemplu, folosind o diagramă de colaborare BPMN, a fost ilustrată interacțiunea dintre entitatea contractantă, ofertanți și alte organisme (ex. ANAP sau observatori) pe parcursul licitației (academia.edu). Un astfel de model evidențiază fazele principale (planificare, publicare, evaluare, contractare) și permite optimizarea timpilor morți și a fluxului de documente. Prin simularea procesului modelat, autorii au putut propune optimizări menite să reducă întârzierile în achiziții și să sporească transparența (academia.edu). Așadar, BPMN facilitează înțelegerea unor proceduri de achiziție complicate și poate servi drept instrument de analiză pentru îmbunătățirea lor.

• Înregistrarea cetățenilor sau a entităților: Aici ne referim la procese precum înregistrarea unui contribuabil sau a unei firme (One-Stop-Shop), înscrierea în registrul agricol, înregistrarea domiciliului etc. Un exemplu notabil este implementarea ghișeului unic pentru înregistrarea unei firme și a contribuabilului asociat. În Serbia, s-a utilizat BPMN pentru a modela procesul de înregistrare a unui agent economic la Registrul Comerțului și, simultan, la autoritatea fiscală (academia.edu). Diagramele BPMN rezultate au evidențiat colaborarea între agenția de înregistrare a companiilor și Administrația Fiscală, permițând identificarea punctelor critice în interacțiunea inter-instituțională (academia.edu). S-a concluzionat că modelarea BPMN „a facilitat comunicarea între părțile cheie implicate” și a scos la lumină aspecte care necesită coordonare mai bună (academia.edu). În mod similar, un proces de înregistrare a cetățenilor (de exemplu, procedura de obținere a reședinței sau de înscriere în evidența populației) poate fi desenat în BPMN pentru a arăta relația dintre cetățean, serviciul de evidență a populației, poliție (dacă e cazul) și alte instituții (de ex. verificarea bazei de date). Modelul vizual ajută la asigurarea că toți pașii legali sunt respectați și oferă cetățeanului claritate asupra traseului cererii sale. În România, inițiativele de tip ghișeu unic pentru servicii către cetățeni (cum ar fi platformele de e-guvernare) pot folosi BPMN pentru a proiecta fluxuri integrate, de la autentificarea cetățeanului pe portal până la livrarea serviciului solicitat.
• Gestionarea petițiilor și a reclamațiilor: Orice cetățean are dreptul să adreseze petiții, sesizări sau reclamații către autorități, iar aceste procese implică primirea cererii, înregistrarea, repartizarea către compartimentul competent, rezolvarea și redactarea unui răspuns în termenul legal. BPMN poate modela fluxul de soluționare a unei petiții, evidențiind responsabilitățile fiecărui birou implicat și termenele limită. De exemplu, un proces generic de gestionare a unei petiții poate începe cu cetățeanul (reprezentat ca un „participant extern” într-o piscină BPMN), continuă cu ofițerul de registratură care preia și direcționează petiția, apoi cu inspectorul sau funcționarul care analizează fondul problemei, eventual colaborând cu alte instituții, și se încheie cu emiterea unui răspuns oficial către petent. Modelarea grafică pune accent pe trasabilitate și responsabilitate – se poate vedea clar cine deține sarcina la un moment dat și unde se află petiția în flux. Acest nivel de transparență este cheia pentru a crește încrederea cetățenilor. În plus, prin BPMN se pot identifica etapele redundante sau blocajele interne (de exemplu, dacă petiția trece prin prea multe semnături intermediare) și astfel managementul poate lua decizii de simplificare a procedurii. Practicile internaționale de e-guvernare includ adesea sisteme de e-petiții sau e-feedback, iar în spatele acestor platforme stau procese modelate riguros, asigurând că nicio sesizare nu rămâne neprocesată și că răspunsurile sunt furnizate la timp.

Aceste exemple ilustrează versatilitatea BPMN. De altfel, literatura de specialitate notează că BPMN s-a impus ca un standard „foarte expresiv grafic” ce poate reprezenta procese din aproape orice domeniu sau industrie, de la rețete culinare până la proceduri de vot electronic sau chiar procesul de acordare a Premiului Nobel (academia.edu). În contextul administrației publice, principalele procese de front-office (relația cu cetățenii) și back-office (circuitul intern al documentelor și aprobărilor) pot fi toate schițate cu BPMN, pregătind terenul pentru automatizare și optimizare.

Exemple de aplicare a BPMN în sectorul public (România și internațional)

BPMN este folosit tot mai mult în proiecte guvernamentale și în administrația publică, atât în România, cât și în alte țări, pentru a susține inițiative de eficientizare și digitalizare. Vom prezenta în continuare câteva exemple concrete:

• România: La nivelul administrației publice românești, BPMN începe să fie adoptat în proiecte de modernizare și reformă. Un exemplu este proiectul SIPOCA 136 derulat de Agenția Națională a Funcționarilor Publici, care a vizat dezvoltarea unui sistem unitar de management al resurselor umane (SIMRU) în administrație. În cadrul acestui proiect, documentația livrată a inclus diagrame BPMN ce descriu procese-cheie de HR, cum ar fi integrarea competențelor într-un nou sistem național de recrutare (anfp.gov.ro).

• Apariția explicită a diagramei „BPMN 1 – procesul de includere a competențelor în sistemul SIMRU” în livrabilele oficiale indică faptul că modelarea proceselor a stat la baza reproiectării modului de recrutare în funcția publică, asigurând uniformitatea procedurilor în toată administrația (anfp.gov.ro). De asemenea, Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR) recunoaște BPMN ca standard de modelare a proceselor de afaceri, semn că instituțiile publice sunt încurajate să își documenteze procesele conform BPMN în demersurile de simplificare administrativă (adr.gov.roadr.gov.ro). La nivel local, unele primării și consilii județene, în colaborare cu universități sau prin proiecte finanțate din fonduri europene (Programul Operațional Capacitate Administrativă), au demarat inițiative de redesenare a fluxurilor interne, utilizând BPMN ca unealtă. Chiar dacă aceste practici sunt încă la început, ele prefigurează o administrație românească mai orientată spre managementul proceselor, unde îmbunătățirea serviciilor se bazează pe diagrame clare și pe analiza datelor de proces.
• Serbia (ghișeu unic de înregistrare): Un studiu de caz notabil la nivel internațional provine din Serbia, unde BPMN a fost aplicat pentru a integra serviciile mai multor instituții. Administrația Fiscală din Serbia și Registrul Comerțului au colaborat, cu sprijinul Institutului Mihailo Pupin, pentru a realiza un ghișeu unic de înregistrare a afacerilor și a contribuabililor. Procesul a fost modelat la nivel înalt în BPMN, concentrându-se pe colaborarea dintre agenții: schimbul de date și documente între Registrul Comerțului (SBRA) și Administrația Fiscală (TA) (academia.edu). Implementarea BPMN a evidențiat modul în care diferitele etape (înregistrarea unei noi firme, preluarea automată a datelor de către fisc pentru emiterea codului fiscal etc.) trebuie să se sincronizeze. Rezultatul acestui efort a fost dublu: pe de o parte, comunicarea între părțile implicate s-a îmbunătățit (toți aveau aceeași înțelegere vizuală a procesului), iar pe de altă parte, modelul a „scos în evidență punctele critice în colaborarea proceselor implicate”(academia.edu). Practic, diagramele BPMN au servit ca instrument de audit al interacțiunilor inter-instituționale, ajutând la identificarea locațiilor unde erau posibile blocaje (de ex., timpi de așteptare între instituții sau neclarități de responsabilitate). Acest exemplu arată puterea BPMN în e-guvernare trans-organizațională, relevant și pentru România în perspectiva implementării principiului „o singură dată” (once-only principle), unde datele cetățeanului sau firmei circulă automat între instituții.
• Spania (extensia BPMN în administrația publică): Guvernul regional din Valencia (Spania) a constatat la rândul său utilitatea BPMN, dar și-a dat seama că unele particularități ale sectorului public necesită adaptări ale notației. În special, rolul documentelor oficiale este central în procedurile administrative – formularele, adeverințele, certificatele circulă între ghișee și către cetățean. Cercetătorii spanioli au observat că BPMN, în forma sa standard, nu era suficient pentru a modela comod gestionarea documentelor, considerând documentele drept „cetățeni de prim rang” în administrație (academia.edu). Prin urmare, a fost dezvoltată o extensie a BPMN 1.1 special pentru administrația publică valenciană, care să permită reprezentarea explicită a documentelor și a situațiilor des întâlnite în domeniul public (academia.edu). Această extensie a fost însoțită și de integrarea BPMN într-o metodologie de dezvoltare software folosită de administrație, asigurând că modelele de proces stau la baza proiectării aplicațiilor informatice din sectorul public. Exemplul Valenciei este instructiv: el arată atât angajamentul administrației de a folosi BPMN, cât și necesitatea de a adapta sau completa standardul pentru nevoi locale (o bună practică preluată și de alții, având în vedere că documentele și fluxurile birocratice sunt un specific al sectorului public). Această inițiativă a condus la formalizarea modului de lucru cu BPMN în instituțiile din Valencia și a demonstrat că probleme precum gestionarea documentelor pot fi rezolvate printr-o notare extinsă, fără a abandona cadrul BPMN.
• Italia (Reingineria proceselor la Portul Genova): Un caz deosebit de aplicare BPMN în administrația publică provine din Italia, într-un context de administrație portuară. Autoritatea Portuară a Mării Ligurice de Vest (Portul Genova) a inițiat un proiect de Business Process Re-engineering (BPR) pentru a-și eficientiza procesele operaționale și administrative, în cadrul tranziției digitale. S-au cartografiat mai multe procese AS-IS și TO-BE utilizând BPMN, cu scopul de a identifica unde se pot reduce duratele și costurile operaționale (scribd.comscribd.com). Alegerea BPMN ca limbaj de modelare s-a bazat pe două motive: în primul rând, BPMN permite decompunerea proceselor complexe (precum procedurile portuare care implică multe entități: autoritatea portuară, vamă, agenți, companii de shipping etc.) în activități gestionabile (scribd.com); în al doilea rând, notația BPMN este ușor de înțeles de personalul divers al organizației (de la analiști la șefii de departamente) (scribd.com).

Un articol științific dedicat acestui caz menționează explicit că „standardul BPMN a fost ales, deoarece permite decompozarea procesului în elemente ușor de gestionat și pentru că notația este ușor de folosit și înțeles de toate tipurile de utilizatori” (scribd.com).

• Modelarea proceselor portuare a condus la identificarea unor ineficiențe (ex. pași care puteau fi parcurși în paralel în loc de secvențial, sau fluxuri de aprobare ce puteau fi simplificate). Mai mult, s-au realizat simulări pe baza diagramelor BPMN (folosind instrumente de simulare pe evenimente discrete) care au validat potențialul de economisire a timpului în noile fluxuri reproiectate (scribd.comscribd.com). Acest exemplu internațional demonstrează cum BPMN poate sprijini transformarea digitală chiar și într-o organizație publică de mari dimensiuni, aducând rigurozitate în analiza proceselor și implicând factorii de decizie în înțelegerea fluxurilor.
• Belgia (instituție de asistență socială, Bruxelles): Un alt exemplu practic provine de la CPAS Bruxelles (Centrul Public de Acțiune Socială), o instituție publică care oferă servicii sociale la nivel local. CPAS Bruxelles a adoptat BPMN în 2022 la scară largă, utilizând o platformă dedicată modelării (Cardanit) pentru a-și documenta integral procedurile interne (cardanit.comcardanit.com). După doi ani, BPMN a devenit „instrumentul standard în întreaga organizație”, fiind folosit în toate departamentele pentru a descrie și optimiza fluxurile de lucru (cardanit.com). Beneficiile observate includ colaborare mai bună între departamente, comunicare îmbunătățită cu actorii externi (de exemplu, CPAS a putut partaja diagramele BPMN cu furnizori și parteneri pentru a explica procedurile, în loc de a folosi documente text confuze) și o viziune clară și partajată a proceselor interne (cardanit.comcardanit.com). Un exemplu punctual descris a fost standardizarea procedurii de acordare/revocare a accesului la software pentru angajați: înainte, procesul era informal și neclar; după modelarea cu BPMN, a devenit un flux bine definit, ușor de urmat de toți și supravegheat de departamentul de control intern (cardanit.com). CPAS a remarcat că reprezentarea vizuală a proceselor în BPMN a redus drastic neînțelegerile – și chiar persoane care nu cunoșteau BPMN au găsit diagramele suficient de intuitive pentru a le înțelege (cardanit.com). Cazul CPAS Bruxelles servește drept exemplu de bună practică pentru instituțiile publice: arată că adoptarea pe scară largă a BPMN necesită un angajament organizațional (training intern, acces la unelte software), dar odată realizată, aduce beneficii de eficiență, transparență și agilitate în prestația serviciilor publice.

Aceste exemple, atât din România, cât și din străinătate, confirmă faptul că BPMN poate fi aplicat cu succes în sectorul public, de la nivel local la nivel național. Fie că este vorba de simplificarea interacțiunii cu cetățenii (ghișeu unic), de implementarea politicilor publice complexe (achiziții, construcții), sau de optimizarea proceselor interne (resurse umane, IT, asistență socială), BPMN se dovedește un instrument versatil. Important, în toate aceste cazuri, nu doar tehnologia a jucat un rol, ci și metodologia: faptul că instituțiile au abordat sistematic modelarea proceselor a dus la o mai bună înțelegere a propriilor proceduri și a creat baza pentru digitalizarea lor ulterioară.

Provocări și bune practici în implementarea BPMN în administrație

Implementarea BPMN în mediul administrației publice nu este lipsită de provocări. Deși beneficiile sunt clare, instituțiile se pot confrunta cu dificultăți precum rezistența la schimbare din partea personalului, complexitatea inițială a limbajului sau adaptarea notației la particularitățile sectorului public. În continuare discutăm câteva dintre aceste provocări și modul în care pot fi abordate, evidențiind bune practici recomandate de experți:

• Asigurarea simplității și clarității modelelor: O problemă frecventă este tendința de a supraîncărca diagrama BPMN cu prea multe detalii, făcând-o dificil de citit. Pe de altă parte, un model prea simplificat riscă să omită informații esențiale. Experții sugerează respectarea unor linii directoare de modelare (ex. Seven Process Modeling Guidelines - 7PMG) care propun menținerea diagramelor cât mai clare, consecvente și ușor de urmărit (academia.eduacademia.edu). O regulă de aur este stabilirea unui nivel adecvat de abstracție: modelele nu trebuie să fie nici excesiv de simple, nici excesiv de complicate, astfel încât cititorii să poată identifica relativ ușor pașii critici ai procesului (academia.edu). Bune practici includ împărțirea proceselor foarte mari în subprocess-uri modulare și folosirea elementelor grafice familiare (evenimente, activități, gateway-uri) într-un mod consecvent.
• Formarea personalului și colaborarea interdisciplinară: Introducerea BPMN necesită o schimbare culturală în instituție – de la a vedea munca doar prin prisma sarcinilor individuale, la a vedea imaginea de ansamblu a procesului. Este crucial să existe sesiuni de training pentru personalul cheie (și nu numai pentru analiști), astfel încât toți participanții să interpreteze corect diagramele. Studiile evidențiază că, pentru ca BPMN să fie un mijloc eficient de comunicare, trebuie „stabilită o cooperare adecvată cu toate părțile interesate în designul procesului”(academia.eduacademia.edu). Cu alte cuvinte, modelarea trebuie făcută în echipă, implicând experți din domeniul respectiv, IT-iști, juriști (dacă procesul e reglementat legal) și manageri. O bună practică este organizarea de ateliere inter-departamentale în care procesele sunt schițate colaborativ în BPMN – acest exercițiu nu doar produce diagrame, dar și aliniază înțelegerea diferitelor echipe despre cum decurge de fapt fluxul de lucru. În plus, comunicarea continuă și feedback-ul din partea viitorilor utilizatori ai diagramei (funcționari de execuție, supervizori) sunt esențiale pentru a evita situația în care modelul este corect tehnic, dar nu este acceptat sau folosit de organizație.
• Standardizarea modului de utilizare a notației și evitarea ambiguităților: Deși BPMN este un standard, flexibilitatea sa permite multiple moduri de a reprezenta același lucru. Fără o convenție internă, există riscul ca diferiți modelatori să folosească elemente BPMN diferit, generând confuzie. Un exemplu este utilizarea „pool” și „lane” – unii le pot folosi pentru organizații, alții pentru departamente sau sisteme informatice, ceea ce duce la inconsistență (această problemă este numită construct redundancy/overload în literatura de specialitate(academia.edu). O recomandare este să se convină de la început semnificația elementelor principale în contextul instituției: de exemplu, Pool = o entitate externă, Lane = un departament intern etc., și să se respecte această convenție în toate diagramele. Totodată, se sugerează limitarea la un sub-set de constructe BPMN uzuale, cu semantica lor explicată utilizatorilor procesului(academia.edu). Un studiu subliniază că este necesar „să ne asigurăm că modelele BPMN sunt interpretate corect, folosind un sub-set adecvat de constructe și prezentând clar semnificația lor utilizatorilor” (academia.edu). Prin urmare, un ghid de modelare intern (stil manual) poate fi o soluție pentru a unifica modul de reprezentare și a evita neînțelegerile. Acest ghid poate include și exemple tipice (șabloane) – de exemplu, cum se modelează corect un circuit al documentelor între două instituții, sau cum se reprezintă o decizie luată de o comisie, astfel încât toți modelatorii să urmeze același tipar.
• Depășirea limitărilor BPMN în contextul administrației: Un alt set de provocări ține de particularitățile proceselor publice. După cum am menționat în exemplul Valenciei, rolul documentelor este adesea critic. Procedurile administrative sunt centrate pe acte (cereri, autorizații, avize), iar BPMN standard tratează documentele ca simple artefacte asociate activităților, fără o reprezentare proprie puternică. Pentru a evita pierderea din vedere a acestui aspect, unele administrații au recurs la extensii BPMN sau la combinații BPMN cu alte notații (de ex. legarea cu Case Management Model and Notation - CMMN - pentru procese bazate pe dosare). Buna practică aici este ca, înainte de a modela, să se identifice cerințele specifice: dacă procesul este foarte document-centric, modelatorii pot decide să reprezinte documentele fie ca obiecte de date conectate la flux (și să le acorde atenție specială), fie să extindă notarea. În cazul Valenciei, s-a optat pentru extinderea notării BPMN 1.1 pentru a introduce documentele ca elemente de prim rang (academia.edu), ceea ce s-a dovedit benefic. Alte limitări pot include lipsa de „ontological completeness” a BPMN pentru anumite concepte guvernamentale – de exemplu, procese cu caracter decizional politic sau procese foarte lungi, care nu se pretează la diagrame liniare. În aceste situații, se recomandă adaptarea modelării: fie împărțirea proceselor în segmente mai scurte, fie folosirea de adnotări și note explicative pe diagrame care să surprindă nuanțele ce nu pot fi codificate formal. Important este ca standardul să servească procesul, nu invers – adică modelele BPMN pot fi completate de descrieri text acolo unde este nevoie, pentru a acoperi toate aspectele relevante. De asemenea, menținerea actualizată a modelelor pe măsură ce intervin schimbări legislative sau procedurale este o provocare – necesitând alocarea de resurse și responsabilitatea clară pentru guvernanța proceselor.
• Instrumente software și integrarea cu implementarea efectivă: Nu în ultimul rând, pentru a trece de la diagrame frumoase pe hârtie la impact real în administrație, este nevoie ca modelele BPMN să fie integrate în ciclul de viață al proiectelor și al sistemelor IT. Aici intervine alegerea uneltelor software potrivite (există multe editoare BPMN, de la gratuite la platforme enterprise) și a platformelor BPM care pot automatiza fluxuri pe baza diagramelor. Provocarea este dublă: tehnică (compatibilitatea standardului – exportul BPMN 2.0 în format XML, maparea la motoare de proces, etc.) și organizațională (alinierea echipelor de dezvoltare software la modelele de business). O bună practică este adoptarea treptată a unei platforme BPM în pilot, pentru câteva procese candidate la automatizare, folosind direct diagramele BPMN realizate. Un caz de succes a fost menționat la CPAS Bruxelles, unde departamentul IT a folosit diagramele BPMN create de analiști ca bază pentru implementarea noilor fluxuri informatizate (de ex. migrând un sistem de ticketing la un altul, cu ajutorul diagramei BPMN ce descria procesul curent) (cardanit.com). Cheia stă în asigurarea trasabilității între model și sistem: când un proces este schimbat în practică, diagrama trebuie actualizată, și invers, dacă diagrama relevă o optimizare, ea trebuie transpusă efectiv în procedurile de lucru. Instituțiile care au reușit în BPM (în mediul privat sau public) subliniază importanța unui ciclu de îmbunătățire continuă: modelare → implementare → monitorizare performanță → îmbunătățire model. Astfel, BPMN devine nu doar un desen frumos într-un sertar, ci un instrument de management activ.

Concluzie la secțiunea de provocări: Implementarea BPMN în administrație necesită atenție la factorul uman (cultură organizațională, competențe), la factorul tehnic (standarde, instrumente) și la specificul domeniului public (reglementări, importanța documentelor, transparență). Cu toate acestea, depășirea acestor provocări aduce recompense substanțiale. Autorii unui studiu în domeniul e-guvernării concluzionează că, în pofida anumitor neajunsuri și imprecizii, BPMN reprezintă un punct de plecare util pentru a evidenția punctele critice ale proceselor și pentru a facilita comunicarea între actorii cheie dintr-un proiect guvernamental (academia.edu). Ei își exprimă de asemenea optimismul că utilizarea BPMN în sectorul public va crește, odată ce comunitatea academică și profesională îi acordă tot mai mult interes (academia.edu). Bunele practici discutate – de la menținerea clarității și simplității modelelor până la adaptarea la nevoi specifice – pot ghida instituțiile publice în călătoria lor spre o administrație modelată și gestionată prin procese, mai eficientă și mai orientată spre cetățean.

Business Process Model and Notation s-a dovedit a fi un aliat de nădejde în eforturile de modernizare a administrației publice. Prin fundamentele sale solide – standardizare, claritate vizuală, orientare spre comunicare – BPMN oferă administrațiilor instrumentul necesar pentru a-și înțelege, analiza și optimiza procesele. Exemplele discutate, din România și de peste hotare, demonstrează că modelarea proceselor nu este doar un exercițiu teoretic, ci are impact practic: de la reducerea duratei de soluționare a cererilor cetățenilor până la creșterea transparenței și responsabilizării instituționale.

Desigur, implementarea BPMN vine cu provocări. Însă, adoptând bune practici – precum implicarea tuturor actorilor în modelare, menținerea diagramelor intuitive, respectarea convențiilor și actualizarea continuă – instituțiile publice pot depăși aceste obstacole. La capătul acestui demers se conturează o administrație orientată spre procese, capabilă să se adapteze rapid la schimbări, să elimine birocrația inutilă și să ofere servicii de calitate superioară.

Pe măsură ce cercetările academice și studiile de caz continuă să evidențieze beneficiile BPMN în sectorul public, este de așteptat ca tot mai multe organizații guvernamentale să îmbrățișeze acest standard. Viitorul administrației eficiente și digitale este strâns legat de capacitatea de a modela și gestiona procesele. În acest context, BPMN se profilează nu doar ca un limbaj de modelare, ci ca un limbaj al schimbării în administrație – un limbaj prin care instituțiile își pot redesena viitorul într-un mod coerent, transparent și centrat pe cetățean.

Referințe:

1. Object Management Group (OMG) – Business Process Model and Notation (BPMN) Specification. (BPMN 2.0, ISO/IEC 19510:2013)mdpi.comomg.org
2. Mark von Rosing et al., The Complete Business Process Handbook, Elsevier 2015 – Introducere BPMN și obiectiveomg.orgomg.org
3. Microsoft Visio – Model și notare proces de afaceri (BPMN) – Beneficii BPMN (înțelegere, standardizare, comunicare)microsoft.commicrosoft.com
4. Sonja Dimitrijevic et al., 2011 – Using BPMN for Modeling Business Processes in E-Government – Case Study (Tax Administration One-Stop-Shop, Serbia)academia.eduacademia.edu
5. Victoria Torres et al., 2010 – Adapting BPMN to Public Administration (Valencia) – Importanța documentelor și extensia BPMNacademia.edu
6. Evgeniy Krastev, 2012 – BPMN Analysis of Public Procurement – Modelarea proceselor de achiziții publice, identificarea elementelor critice de timp/calitate/costacademia.edu
7. Claudia Battilani et al., 2022 – Business Process Re-engineering in Public Administration: Western Ligurian Sea Port Authority (Genova) – Alegerea BPMN pentru simplitate și decompoziție, rezultate în eficientizarescribd.comscribd.com
8. Cardanit (Blog) – Streamlined IT processes in the Public Sector (CPAS Bruxelles case) – Adoptarea BPMN la CPAS Bruxelles, beneficii de transparență și colaborarecardanit.comcardanit.com
9. Agenția Națională a Funcționarilor Publici (ANFP) – Proiect SIPOCA 136, Model și sistem informatic pentru recrutare unitară – Utilizarea diagramelor BPMN în documentația proiectuluianfp.gov.ro
10. Mendling, J. et al., 2010 – Seven Process Modeling Guidelines (7PMG) – Bune practici în realizarea diagramelor de proces (menționate în textul articolului)academia.edu

(Referințele numerotate corespund surselor citate între paranteze pătrate în text, conform formatului academic indicat.)