De ce cartea Fundamentals of Business Architecture Modeling ar trebui să fie o lectură esențială pentru profesioniștii implicați în modernizarea administrației publice
O problemă fundamentală a digitalizării: încercăm să informatizăm organizații pe care nu le înțelegem suficient
Digitalizarea administrației publice este prezentată frecvent ca o problemă de tehnologie. Vorbim despre platforme electronice, interoperabilitate, cloud guvernamental, inteligență artificială, automatizarea serviciilor și eliminarea documentelor pe hârtie. Investim în infrastructură, achiziționăm aplicații și construim portaluri prin care cetățenii pot interacționa cu instituțiile statului.
Cu toate acestea, o întrebare fundamentală rămâne adesea insuficient discutată: înțelegem cu adevărat cum funcționează instituțiile pe care încercăm să le digitalizăm?
Cunoaștem procesele administrative de la început până la sfârșit? Înțelegem relațiile dintre competențele instituționale, responsabilitățile funcționarilor, obligațiile legale și serviciile oferite cetățenilor? Putem explica, într-un limbaj riguros și neechivoc, cum se transformă o solicitare administrativă într-o decizie și ce condiții trebuie îndeplinite pentru ca această transformare să fie legală, corectă și eficientă?
În absența unor răspunsuri clare, există riscul ca digitalizarea să devină doar o reproducere electronică a birocrației tradiționale.
Un formular pe hârtie devine un formular online. Un circuit al documentelor devine un flux electronic de aprobări. O procedură administrativă complicată este transferată într-o aplicație, fără ca necesitatea, logica sau eficiența sa să fie reevaluate.
Tehnologia se schimbă, dar arhitectura organizațională rămâne fundamental aceeași.
În acest context, volumul Fundamentals of Business Architecture Modeling, publicat în 2024 de Springer, în seria The Enterprise Engineering Series, și semnat de profesorii Václav Řepa și Oleg Svatoš, de la Prague University of Economics and Business, reprezintă o contribuție academică valoroasă la înțelegerea unei discipline încă insuficient apreciate în procesul modernizării instituționale: modelarea arhitecturii organizaționale.
Cartea nu este dedicată în mod explicit administrației publice. Tocmai de aceea, relevanța sa pentru acest domeniu merită examinată. Principiile prezentate oferă un fundament metodologic care poate fi adaptat pentru analiza, proiectarea și transformarea organizațiilor publice.
Modelarea nu înseamnă desenarea unor diagrame, ci înțelegerea realității
Una dintre cele mai importante contribuții ale volumului este clarificarea diferenței dintre reprezentarea grafică a unei organizații și construirea unui model riguros al acesteia.
În practica organizațională, modelarea este uneori redusă la elaborarea unor organigrame, diagrame de proces sau scheme care descriu relațiile dintre departamente.
O asemenea abordare este insuficientă.
O diagramă poate fi vizual atractivă și totuși conceptual greșită. Poate descrie o succesiune de activități fără să explice de ce există acestea, ce reguli le guvernează sau ce relație au cu obiectivele instituției.
Řepa și Svatoš propun o perspectivă fundamental diferită, bazată pe metodologia Methodology for Modeling and Analysis of Business Processes (MMABP).
Ideea centrală este că o organizație trebuie înțeleasă ca un sistem coerent, format din procese, obiecte, relații, reguli și comportamente, care nu pot fi analizate independent unele de altele.
Autorii construiesc această perspectivă în jurul a două dimensiuni fundamentale: intenționalitatea și cauzalitatea.
Intenționalitatea explică de ce acționează organizația: obiectivele urmărite și procesele prin care încearcă să le realizeze.
Cauzalitatea descrie realitatea în care organizația operează: obiectele, stările, relațiile și regulile care determină ce transformări sunt posibile și în ce condiții.
Distincția are o importanță deosebită în administrația publică.
O instituție nu funcționează exclusiv pentru îndeplinirea unor obiective manageriale. Ea exercită competențe atribuite prin lege, aplică norme juridice și produce efecte administrative asupra persoanelor, organizațiilor și comunităților.
Prin urmare, modelarea sa trebuie să surprindă atât ceea ce instituția urmărește să realizeze, cât și ceea ce are dreptul și obligația să facă.
Un proces administrativ nu poate fi considerat corect doar pentru că este rapid sau eficient. El trebuie să respecte cadrul legal, competențele instituționale, drepturile persoanelor implicate și condițiile în care poate fi emis un act administrativ.
În această privință, distincția dintre intenționalitate și cauzalitate oferă un instrument conceptual foarte util.
Ne ajută să separăm obiectivele administrației de regulile care îi guvernează funcționarea, fără să pierdem din vedere relația fundamentală dintre ele.
Patru perspective pentru înțelegerea unei organizații
Nucleul metodologic al cărții este construit în jurul conceptului de Minimal Business Architecture.
Autorii argumentează că un model organizațional riguros nu trebuie să fie neapărat foarte complicat. Dimpotrivă, valoarea modelării rezultă din capacitatea de a identifica elementele esențiale și relațiile dintre acestea, folosind un număr cât mai redus de reprezentări, dar păstrând corectitudinea și consistența sistemului.
Metodologia se bazează pe patru tipuri complementare de modele:
- Process Map, care descrie procesele organizației și relațiile de colaborare dintre acestea.
- Process Flow Model, care explică desfășurarea detaliată a proceselor, activitățile, evenimentele și condițiile de execuție.
- Model of Concepts, care identifică obiectele relevante pentru organizație, proprietățile și relațiile lor.
- Object Life Cycle Model, care descrie stările prin care trec aceste obiecte și regulile care guvernează tranzițiile dintre ele.
Pentru reprezentare, autorii folosesc instrumente și standarde consacrate, inclusiv UML, BPMN și diagrame compatibile cu abordările TOGAF.
Meritul lucrării nu constă în inventarea unor noi limbaje grafice, ci în explicarea modului în care perspectivele trebuie corelate pentru a descrie aceeași realitate, fără contradicții.
Acest lucru este esențial.
O administrație publică nu poate fi înțeleasă doar prin procese. Nu poate fi înțeleasă nici exclusiv prin organigramă, documente legislative sau aplicații informatice.
Pentru a-i înțelege funcționarea trebuie să corelăm toate aceste perspective, păstrând semnificația elementelor și regulile care le guvernează.
De exemplu, să considerăm procesul de eliberare a unei autorizații administrative.
O abordare superficială ar putea reprezenta succesiunea activităților: depunerea cererii, verificarea documentelor, analiza, aprobarea și comunicarea rezultatului.
O abordare sistemică ar trebui să răspundă însă unor întrebări mai profunde.
Ce reprezintă juridic cererea? Care este relația dintre solicitant, dosar, documentele justificative și actul administrativ? Ce stări poate avea fiecare dintre aceste obiecte? Ce evenimente permit trecerea de la o stare la alta? Cine este competent să efectueze fiecare operațiune? În ce condiții poate fi respinsă solicitarea? Cum sunt tratate completările, termenele legale și eventualele contestații?
Abia după clarificarea acestor aspecte putem discuta riguros despre automatizare.
Un model corect al procesului administrativ nu descrie doar ce face instituția. El explică de ce o acțiune este posibilă, în ce condiții este permisă și ce efecte produce.
Aceasta este diferența dintre informatizarea unei proceduri și proiectarea unui sistem administrativ coerent.
Cea mai valoroasă lecție: modelele trebuie să fie consistente
Dintre cele șase capitole ale cărții, cel dedicat integrării modelelor orientate pe procese și obiecte este, în opinia mea, unul dintre cele mai importante pentru profesioniștii din domeniul arhitecturii organizaționale.
Autorii arată că nu este suficient să construim modele individuale corecte din punct de vedere al notației. Acestea trebuie să fie compatibile semantic și logic.
De exemplu, dacă un model de proces descrie o acțiune prin care un document trece din starea „în analiză” în starea „aprobat”, modelul ciclului de viață al documentului trebuie să permită acea tranziție.
Dacă o anumită operațiune este condiționată de existența unei relații între două obiecte, modelul conceptual trebuie să reflecte această condiție.
Dacă o activitate implică un eveniment extern sau o schimbare de stare, celelalte reprezentări relevante trebuie să fie compatibile cu această realitate.
Cartea tratează trei categorii distincte de consistență: factuală, temporală și structurală.
Mai mult, autorii fac o distincție importantă între consistența modelelor între ele și conformitatea acestora cu realitatea.
Două modele pot fi perfect compatibile unul cu celălalt și totuși să descrie greșit organizația. Verificarea consistenței nu înlocuiește verificarea realității modelate.
Pentru administrația publică, această observație are implicații profunde.
O eroare conceptuală identificată în faza de analiză poate fi corectată înainte de implementarea tehnologică. Aceeași eroare, transferată într-un sistem informatic utilizat de milioane de cetățeni, poate genera costuri semnificative și consecințe administrative sau juridice.
De aici rezultă o concluzie esențială: calitatea unui sistem informatic public depinde inclusiv de calitatea modelelor conceptuale și organizaționale pe care a fost construit.
Modelarea nu garantează, prin ea însăși, calitatea sistemului. Dar oferă mijloace importante pentru identificarea timpurie a ambiguităților, contradicțiilor și omisiunilor.
De la administrația organizată pe departamente la administrația orientată spre servicii
O altă contribuție importantă a cărții privește raportul dintre procese și structura organizațională.
Autorii argumentează că organizațiile tradiționale au tendința de a fragmenta procesele în funcție de structurile ierarhice existente.
Fiecare departament execută o parte a activității, iar rezultatul final depinde de colaborarea dintre mai multe unități organizaționale.
Problema apare atunci când însăși arhitectura proceselor este determinată de aceste granițe instituționale.
Într-o asemenea situație, schimbarea procesului poate deveni dificilă, deoarece presupune modificarea responsabilităților, a circuitelor informaționale sau chiar a structurilor organizaționale.
Metodologia MMABP propune să pornim de la procesele esențiale care produc valoare și să identificăm ulterior activitățile de suport necesare realizării acestora.
Autorii dezvoltă inclusiv o tehnică de normalizare a proceselor, inspirată conceptual de normalizarea structurilor de date, prin care sunt identificate activitățile redundante, dependențele ascunse și serviciile de suport care pot fi separate și reutilizate.
În administrația publică, această perspectivă ar putea schimba radical modul în care sunt proiectate serviciile digitale.
Cetățeanul nu ar trebui să fie obligat să înțeleagă structura internă a statului pentru a beneficia de un serviciu public.
Nu ar trebui să cunoască toate departamentele, bazele de date, autoritățile sau circuitele documentare implicate într-o procedură.
Din perspectiva sa, serviciul public reprezintă un parcurs unitar, de la formularea unei nevoi până la obținerea unui rezultat.
Din perspectiva administrației, furnizarea acelui serviciu poate presupune colaborarea mai multor instituții, verificarea unor registre, aplicarea unor reguli și exercitarea unor competențe distincte.
Modelarea permite separarea experienței beneficiarului de complexitatea administrativă necesară furnizării serviciului.
Prin această separare putem proiecta servicii publice integrate, fără a presupune că toate instituțiile implicate trebuie reorganizate într-o singură structură.
Este important însă ca orientarea spre servicii să nu fie confundată cu eliminarea responsabilităților juridice. În administrația publică, colaborarea instituțională trebuie proiectată astfel încât competențele, obligațiile și răspunderea fiecărei autorități să rămână clar definite.
De ce funcționarii publici trebuie să învețe modelare
Poate cea mai importantă concluzie care se desprinde din lectura acestei cărți privește educația și dezvoltarea competențelor profesionale.
Modelarea este percepută frecvent ca o disciplină rezervată arhitecților software, analiștilor de business sau specialiștilor IT.
Această percepție trebuie reconsiderată.
Într-o administrație modernă, capacitatea de a modela procese, responsabilități, servicii și reguli ar trebui să facă parte din competențele profesionale ale persoanelor implicate în proiectarea, coordonarea și modernizarea activităților administrative.
Un jurist care înțelege modelarea conceptuală poate contribui la reprezentarea mai precisă a condițiilor juridice care guvernează o procedură.
Un funcționar care înțelege BPMN poate participa activ la identificarea activităților redundante și a blocajelor procedurale.
Un director de instituție care înțelege arhitectura proceselor poate evalua mai bine impactul unei reorganizări.
Un responsabil pentru transformarea digitală care stăpânește modelarea poate identifica diferența dintre o cerință organizațională și o soluție tehnologică propusă prematur.
Iar un arhitect de întreprindere poate construi legătura dintre obiectivele instituționale, cadrul normativ, serviciile publice, procesele administrative și sistemele informatice care le susțin.
Nu înseamnă că fiecare funcționar trebuie să devină specialist în toate standardele de modelare.
Înseamnă că administrația are nevoie de un limbaj comun, suficient de riguros pentru a elimina ambiguitățile și suficient de accesibil pentru a permite colaborarea între profesii diferite.
O formare profesională modernă ar trebui să includă noțiuni de gândire sistemică, modelare a proceselor, modelare conceptuală, cicluri de viață ale obiectelor administrative și principii de arhitectură organizațională.
Pentru rolurile de specialitate, aceste competențe pot fi aprofundate prin utilizarea unor standarde precum BPMN, UML, ArchiMate și a metodologiilor de arhitectură de întreprindere.
A învăța modelare înseamnă, înainte de toate, a învăța să formulezi întrebările corecte despre felul în care funcționează o organizație.
Această competență este la fel de importantă pentru reforma administrației precum cunoașterea legislației, managementul public sau competențele digitale.
O recenzie critică: unde se oprește contribuția cărții?
Deși volumul oferă un fundament metodologic solid, este important să îi înțelegem și limitele.
În primul rând, lucrarea dezvoltă o metodologie specifică, MMABP, pe care o prezintă într-o manieră sistematică și argumentată. Nu trebuie însă confundată cu un consens universal asupra modului în care trebuie realizată arhitectura organizațională.
Autorii fac anumite alegeri metodologice deliberate, inclusiv în privința nivelurilor de abstractizare, a organizării proceselor și a modului de reprezentare a ciclurilor de viață.
Aceste alegeri sunt utile pentru construirea unor modele coerente, dar trebuie evaluate în raport cu natura organizației și cu obiectivele concrete ale analizei.
În al doilea rând, deși cartea este bogată în explicații tehnice, diagrame și exerciții, exemplele sale principale provin din contexte comerciale și operaționale: o librărie și un sistem de transport.
Capitolul final aduce un plus practic prin transformarea modelelor conceptuale în procese executabile folosind Camunda, evidențiind inclusiv problemele de sincronizare, paralelism și diferențele dintre specificația conceptuală și implementarea tehnologică.
Este un element valoros, deoarece demonstrează că modelarea nu trebuie să se oprească la documentație.
Totuși, cititorul interesat de administrația publică nu va găsi în această carte o metodologie completă pentru reprezentarea competențelor legale, a actelor normative, a responsabilității administrative sau a relațiilor dintre instituțiile statului.
Metodologia trebuie extinsă și adaptată pentru asemenea cerințe.
Un cadru dedicat administrației publice ar trebui să integreze explicit dimensiunea juridică, structurile instituționale, serviciile publice, procesele administrative, modelele informaționale și arhitectura tehnologică.
De asemenea, ar trebui să permită reprezentarea cerințelor de securitate, protecția datelor, interoperabilitate, auditabilitate și trasabilitate a deciziilor.
O altă limitare privește pragul de accesibilitate. Deși autorii promovează minimalismul metodologic, anumite secțiuni, în special cele referitoare la ontologie, cauzalitate și regulile formale de consistență, presupun o familiaritate anterioară cu modelarea conceptuală și teoria sistemelor.
Pentru profesioniștii fără pregătire tehnică, lectura poate fi solicitantă.
Acest aspect nu diminuează valoarea lucrării, dar indică nevoia unor programe de formare adaptate administrației publice, bazate pe exemple instituționale concrete și pe exerciții progresive.
Cartea este, în esență, o lucrare metodologică și academică, nu un manual simplificat de introducere în BPMN și nici un ghid complet de transformare digitală guvernamentală.
Această delimitare trebuie privită ca o precizare a domeniului său de aplicabilitate, nu ca o deficiență fundamentală.
România are nevoie de un limbaj comun pentru modelarea administrației publice
Relevanța acestei cărți devine și mai mare atunci când privim problema modernizării administrației din România.
Un sistem administrativ complex, organizat în numeroase instituții cu atribuții, procese și sisteme informatice diferite, are nevoie de mai mult decât proiecte tehnologice individuale.
Are nevoie de capacitatea de a-și descrie riguros propria funcționare.
Fără modele organizaționale și conceptuale comune, fiecare proiect de digitalizare riscă să își construiască propriile definiții, propriile reprezentări ale proceselor și propriile interpretări ale relațiilor instituționale.
Rezultatul poate fi o arhitectură fragmentată, în care aplicațiile informatice funcționează individual, dar interoperabilitatea și coerența serviciilor publice rămân dificil de realizat.
O direcție strategică ar fi dezvoltarea unui cadru național de referință pentru modelarea administrației publice, care să definească un vocabular conceptual comun, principii metodologice și reguli pentru reprezentarea serviciilor, proceselor, competențelor, responsabilităților, obiectelor informaționale și sistemelor tehnologice.
Un asemenea cadru nu ar trebui să devină încă o obligație birocratică de documentare.
Scopul său ar fi să ofere instituțiilor un instrument practic pentru înțelegerea, compararea, proiectarea și îmbunătățirea propriei activități.
Modelele nu ar trebui să existe doar în documente PDF sau prezentări PowerPoint, ci într-un mediu structurat, în care elementele au identități, proprietăți și relații explicite.
O schimbare legislativă ar putea fi analizată în raport cu procesele și serviciile afectate. Modificarea unei responsabilități instituționale ar putea evidenția interfețele organizaționale care trebuie revizuite. Introducerea unui nou sistem informatic ar putea fi evaluată în raport cu funcțiile și procesele pe care trebuie să le susțină.
Această perspectivă deschide inclusiv posibilitatea utilizării inteligenței artificiale pentru analiza modelelor și identificarea inconsecvențelor sau a impactului schimbărilor.
Dar există o condiție esențială: informațiile organizaționale trebuie să fie structurate, semnificative și suficient de fiabile.
Inteligența artificială poate sprijini interpretarea și analiza arhitecturii administrației. Nu poate substitui însă clarificarea responsabilităților, validarea juridică și judecata profesională necesare construirii unor modele corecte.
Cu alte cuvinte, înainte de a cere inteligenței artificiale să optimizeze administrația, trebuie să construim o reprezentare coerentă a administrației pe care dorim să o optimizăm.
Concluzie: modelarea trebuie să devină parte a culturii administrative
Fundamentals of Business Architecture Modeling este o lucrare importantă pentru cei care doresc să depășească înțelegerea superficială a proceselor organizaționale și să dobândească o perspectivă sistemică asupra arhitecturii unei instituții.
Meritul principal al autorilor constă în demonstrarea faptului că modelele organizaționale trebuie construite metodic, corelate între ele și verificate atât în raport cu realitatea, cât și cu celelalte reprezentări ale sistemului analizat.
Lucrarea este deosebit de utilă arhitecților de întreprindere, analiștilor de business, specialiștilor în managementul proceselor și profesioniștilor implicați în transformări organizaționale complexe.
Pentru administrația publică, lecția este însă mai amplă.
Modernizarea statului nu poate fi redusă la achiziționarea unor tehnologii performante. Ea presupune dezvoltarea capacității instituțiilor de a se înțelege, de a-și descrie riguros activitatea și de a-și reproiecta procesele în funcție de obiective publice, obligații legale și nevoile cetățenilor.
Modelarea trebuie privită ca o disciplină profesională de bază a administrației moderne.
Ea poate contribui la transparență, predictibilitate, interoperabilitate și utilizarea mai eficientă a resurselor publice. Mai important, poate crea un limbaj comun între cei care elaborează legislația, cei care administrează instituțiile, cei care furnizează servicii publice și cei care construiesc sistemele informatice.
Într-o epocă dominată de automatizare și inteligență artificială, capacitatea de a modela riguros realitatea instituțională devine tot mai valoroasă.
Pentru că adevărata transformare digitală nu începe atunci când o instituție achiziționează un nou sistem informatic, ci atunci când dobândește capacitatea de a înțelege, explica și îmbunătăți sistemul administrativ pe care acel software trebuie să îl deservească.
Iar dacă România își propune să construiască o administrație publică modernă, coerentă și orientată către cetățean, învățarea modelării nu ar trebui să fie opțională pentru profesioniștii care conduc și proiectează această transformare.
Ar trebui să fie una dintre competențele sale fundamentale.
Cartea analizată
Václav Řepa, Oleg Svatoš — Fundamentals of Business Architecture Modeling, Springer Nature Switzerland, 2024, The Enterprise Engineering Series.
ISBN: 978-3-031-59035-1 (ediție electronică)
